Hoppa till huvudmenyn Hoppa till innehåll

Behandling av personuppgifter

Information om behandling av personuppgifter för Studentbostäder i Linköping AB, organisationsnummer 556596–6792.

Det är viktigt för oss på Studentbostäder att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter om du är sökande/nuvarande hyresgäst eller samarbetspartner.

För att kunna erbjuda våra tjänster, svara på frågor och i övrigt bedriva vår verksamhet behöver vi behandla personuppgifter.

Studentbostäder behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation).

Om du har du frågor kring behandlingen av dina personuppgifter, önskar ett registerutdrag, vill begränsa hanteringen av dina personuppgifter, rätta felaktiga uppgifter, har invändningar mot behandlingen av personuppgifter, eller vill få dina uppgifter raderade är du alltid välkommen att höra av dig till oss på dataskydd@stangastaden.se.

Nedan beskriver vi när, hur och varför vi behandlar personuppgifter och vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvarig

Studentbostäder i Linköping AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för behandling av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vad är en personuppgift

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, lägenhetsnummer, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. Även IP-nummer, cookies och elektroniska identiteter är personuppgifter om de kan kopplas till dig.

Behandling av personuppgifter hos oss

När du söker bostad hos Studentbostäder i Linköping

När du registrerar dig i vår bostadskö behandlar vi de personuppgifter som du lämnat vid registreringen för att skapa Mina Sidor och för att ställa dig i bostadskön. Under din kötid samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi med intresseavvägning som rättslig grund för att behandla dina personuppgifter. Behandling av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö.

När du erbjuds bostad hos oss

När du erbjuds en bostad behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Finns en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. När du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du studerar.  Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

När du har ett hyresavtal

När du blir kund hos oss och får ett avtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera vår skyldighet som hyresvärd och avtalspart. Under avtalsförhållandet behandlar vi dina personuppgifter till exempel när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.

Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra våra tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

 Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med avtalsförhållandet som bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst informera oss om detta.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det gäller om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

Även i andra fall kan vi behandla dina personuppgifter, du vill byta lägenhet och vi får information om dig från förstahandshyresgästen till den lägenhet du önskar att hyra.

Vi kan också enligt lagar och bestämmelser vara skyldiga lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter.

Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Kameraövervakning

I våra fastigheter kan kamerabevakning av brottsutsatta platser förekomma. Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förebygga brott och underbygga rättsliga anspråk.

Det kan röra sig om kamerabevakning i gemensamma utrymmen där hyresgäster eller andra rör sig, till exempel tvättstugor och miljöhus. Där kamerabevakning finns informeras du genom tydlig skyltning på plats. De bild- och videoupptagningar som inhämtas via kamerabevakning sparas i max 14 dagar, och kan komma att överlämnas till polisen för utredning av eventuella brott.

Vid kontakt med oss

Dina personuppgifter behandlas när du kontaktar Studentbostäder i olika frågor. Behandlingen är nödvändig för att besvara och hantera inkommande frågor och för att tillgodose vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar från dig.

Om du är leverantör och/eller kontaktperson till oss

Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra leverantörer eller affärspartners behandlar vi personuppgifter om dig. Vi gör detta för att vi har ett berättigat intresse av att kunna ingå, administrera och fullgöra avtalet med leverantören eller affärspartnern.
Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalet med dig.

Webbplats

När du besöker vår webbplats samlar vi in data för statistik- samt marknadsföringsändamål. Information om IP-nummer anonymiseras.

Enkäter, marknadsföring, nyhetsbrev, undersökningar och evenemang

Dina personuppgifter kan komma att behandlas för enkäter, marknadsföringsåtgärder, evenemang och undersökningar.

Behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål baserat på vårt berättigade intresse sker så länge du har ett användarkonto hos oss/är registrerad i vår bostadskö eller till dess du meddelar oss att du inte längre vill ha marknadsföring, nyhetsbrev från oss.

Hur och när sparas dina uppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge de är relevanta och aktuella för de ändamål de samlades in. Vid inaktualitet gallrar och raderar vi dina personuppgifter i enlighet med vår informationshanteringsplan. Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar vilket innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv.

Behandling av personuppgifter inom ramen för administrering av ditt hyresförhållande sparas i enlighet med hyreslagen och gällande arkivlagstiftning. Om vi har något krav på dig sparar vi information om din identitet och grund för kravet till dess vi fått fullt betalt för vårt krav, eller så länge kravet kan göras gällande rättsligt.

Om vi har något krav på dig sparar vi information om din identitet och grund för kravet till dess vi fått fullt betalt för vårt krav, eller så länge kravet kan göras gällande rättsligt.

Bilder från allmän kameraövervakning/kamerabevakning raderas automatiskt efter fjorton dagar. Passageloggar i elektroniska nyckelsystem sparas i fjorton dagar.

Uppgifter för att behandla och ta ställning till ansökan om bostadsbyte, raderas enligt hyreslagen

Om din ansökan om bostad, eller ansökan om bostadsbyte, avslås, raderas uppgifterna ett år efter avslaget, såvida du inte registrerat dig på vår hemsida och står kvar som sökande

Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår informationshanteringsplan.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

För att kunna tillhandahålla våra tjänster anlitar vi olika leverantörer såsom tjänsteleverantörer, inkassobolag, kronofogdemyndighet. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner.

Om vi har en rättslig skyldighet att göra det lämnar vi ut dina personuppgifter till myndigheter på deras eller din begäran, eller på eget initiativ.

Vid eventuell försäljning av delar av vårt fastighetsbestånd kan dina personuppgifter överföras till potentiell förvärvare.

Vid visning av lägenhet. För visning av uppsagd lägenhet delar vi dina kontaktuppgifter (namn och telefonnummer) till de sökande som har fått erbjudande.

Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning. Då vi omfattas av lagen om offentlighet och sekretess samt tryckfrihetsförordningen bestämmelser om allmänna handlingar innebär det att vi i vissa fall är skyldiga enligt lag att lämna ut handlingar. Det innebär att e-post och andra handlingar som skickas till oss blir allmänna handlingar.

Var behandlas dina personuppgifter?

Vi, våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter endast inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från EU-kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina personuppgifter skyddas. 

Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?

Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Observera att vi bara lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig.

  • Rätt till rättelseDu kan själv ändra vissa personuppgifter genom att logga in på Mina Sidor. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och komplettera ofullständiga personuppgifter.
  • Rätt till radering (rätten att bli bortglömd). Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina personuppgifter raderade.
  • Rätt att återkalla ditt samtycke. Om någon behandling grundar sig på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelsen får dock ingen effekt på den behandling som skett innan återkallelsen ägde rum.
  • Rätt till dataportabilitet.Du har under vissa förutsättningar rätt att kräva att dina personuppgifter överförs i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen kan du kontakta oss, vårt Dataskyddsombud och/eller till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvariga

Du är välkommen att kontakta oss på dataskydd@stangastaden.se

Vårt Dataskyddsombud (DSO) kontaktar du via dataskyddsombud@linkoping.se.